개인적인 사업을 하거나, 정부 등 공공기관의 지원을 받기 위한 증빙자료, 결산 등 회계 처리를 진행하기 위한 첨부서류, 회사의 지출 및 비용에 관한 내용 정리 등 모든 상황에서 청구서는 매우 중요한 가치를 지니고 있습니다. 따라서 이번 포스팅에서는 사회생활을 하면서 가장 많이 접하고 우리가 사용하게 될 각종 청구서 양식 예시를 한방에 정리해 보는 시간을 갖도록 하겠습니다.
각종 청구서 베스트 양식 샘플 예시 작성 및 활용 방법
청구서는 기본적으로 상대방에게 어떠한 대상을 요구하기 위한 목적으로 작성된 문서로, 물품 혹은 물품 이나 시설 및 서비스 사용에 대한 금액 등을 청구하기 위해 작성되는 서류 양식을 말합니다.
해당 청구서 양식은 엑셀로 사내에서 보관을 하지만, 실제 정부기관 및 감사 등의 용도로는 여전히 고수하는 한글파일로 작성이 되는 것을 원칙으로 하기 때문에, 사업체를 운영함에 있어서 여전히 한글에 대한 이해와 사용방법은 필수이기 때문에, 꼭 이 부분은 명심하셨으면 하는 말씀을 먼저 드리며, 지금부터 가장 많이 사용되는 청구서들을 하나씩 살펴보겠습니다.
비품 및 소모품 청구서
회사에서 가장 자주 다양한 소비재 부문으로 비품과 소모품이 사용되지만 이에 대한 비용의 청구와 결제가 시시 시각각 이뤄질 때 자료로 남지 않으면 비용으로 보이지 않는 손실이 생기기 때문에 이런 부분을 방지하기 위해 필수로 작성되어야 하는 청구서입니다.
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자재청구서
해당 서식은 무언가의 생산 또는 기타 사업장을 원활하게 운영하기 위해 유지 및 보수 등을 할 경우 필요한 자재들을 구입할 때 필요한 내용을 기재해서 보고할 때 사용되며, 품명과 규격 및 사용용도와 이를 어떻게 소비할지에 대한 내용을 기술해야 합니다.
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예산액 청구서
해당청구서는 기본적으로 회사 전체적인 운영을 원활하게 하기 위해 필요한 예산을 정부 및 각 지역 단체 등에 지원을 받기 위해 작성하는 경우가 많으며, 내부적으로는 부서에서 부서 운영을 위한 기본 예산을 책정해서 회사로부터 지급을 받아 활용하기 위한 용도로 사용됩니다.
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경조금 신청서
회사 사내 임직원 분들의 경조사가 발생되거나, 회사와 관련되어 있는 주요 거래처 인사 분들의 경조금과 관련해서 회사에서 내보내는 비용에 대한 금액과 관계 및 상황에 따른 내용을 상세하게 기술할 때 사용합니다.
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대금청구서
해당청구서는 발주처와 판매처 양자 간의 금액에 대한 부분을 기술하는 서류로 회사 내부에서는 수신인에 대한 기재를 한 후 거래할 물품 대금에 대한 청구와 지급기간을 작성해서 물품 또는 서비스에 대한 대금을 공식적으로 요청할 시 작성되는 서류입니다.
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회의비 청구서
이는 기본적으로 사내 회의 시 발생되는 가벼운 다과부터 시작해서, 외부 회의 또는 거래처 등 손님 방문으로 발생되는 공식적인 회의를 준비하고 진행하는 과정에서 발생될 수 있는 비용에 대한 모든 금액과 사용 용도를 작성하기 위해서 사용됩니다.
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기성금 청구서
해당 청구서는 주로 건설사이거나 건설사와 관계된 도급 및 하도급 관계에 있는 업체에서 발생되는 금액으로 기성금은 건설 시 들어가는 비용에 대한 일부 금액을 선지급 청구를 요청하는 것으로, 해당 청구서를 통해 금액을 일부 지급받아 납품을 해야 하는 제품 또는 서비스에 대한 자재 발주 및 생산에 필요한 비용을 충당하기 위해 주로 사요 됩니다.
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교통비 청구서
회사에서 자체적으로 거리가 먼 직원들을 위한 출퇴근 지원을 위한 교통비 청구를 요청하거나, 외근으로 인해서 발생되는 유류비와 주차비 등에 대해서 회사에 이를 공식적으로 청구하기 위해서 사용되는 서류입니다.
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출장여비 청구서
당일 근무 간 가능한 외근업무를 넘어선 범위의 국내는 물론 해외 출장 시 필요한 여비에 대한 청구를 요청하는 서류로 일자와 목적에 맞게 숙박 및 이동 교통비와 회사의 내규에 따라 지원되는 식비 등에 대한 금액을 최대한 상세히 기재하고, 이와 함께 추후 영수증을 반드시 증빙으로 제출해야 합니다.
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공사대금 청구서
공사를 진행하는 데 있어서, 선금은 물론 기성금, 준공금, 납품 등 완공까지의 모든 상황에 준해서 공사명을 기재하고 현재 어떤 상황까지 이루어져서 어디까지 진행된 부분에 대하 대금 요청인지를 명기하고, 계좌정보와 함께 최초에는 통장사본을 함께 전달합니다.
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청구서 관리대장
마지막으로 위에 설명드린 가장 자주 사용하는 청구서 들에 대한 총 관리대장 양식입니다. 청구서를 받는 쪽이나 보내는 쪽 모두 금액에 대한 이동이 발생되기 때문에, 직인 또는 명판을 날인한 원본을 함께 보관하며 해당 청구서가 이행된 날짜와 이를 최종 확인한 책임자가 기재된 청구서 관리대장은 무조건 별도로 관리되어 문서로 보존되어야 합니다.
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이번 포스팅에서는 우리가 회사를 다니거나, 사업장을 운영하는 모든 경우에서 가장 많이 사용되는 청구서의 종류별 작성 방법 및 샘플 예시로 사용할 수 있는 양식을 하나씩 전달드렸습니다. 청구서는 일회성이라기보다는 지속적으로 사용이 되기 때문에 해당 양식들을 받으셔서 자유롭게 원하는 방향으로 수정해서, 지속 사용하여 서류 작성 시간을 줄여 업무의 효율성을 극대화하시는데 미약하게나마 도움이 되었으면 좋겠습니다.
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