1인 사업자, 소상공인, 법인 회사를 막론하고 사업자 등록증이 있다면 대부분 사업자 앞으로 차량을 업무용으로 대부분 사용합니다. 세금 절감의 효과가 있을 뿐 아니라, 회사 차원에서 차량에 대한 금액 일체를 관리할 수 있기 떄문이지만, 차량의 수가 몇 대이던 관리가 철저해야합니다. 따라서 이번 포스팅에서는 법인 차량운행일지 양식은 물론, 외부차량관리대장까지 차량과 관련해 필요한 양식과 작성 방법을 자세히 말씀드리겠습니다.
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차량운행일지 및 외부차량 관리대장 양식 및 작성 이유와 방법
회계나 관리팀에서 일하시는 분들은 물론, 요즘은 경제 용어를 어린나이부터 많은 분들이 잘 익히고 있어서, 차량일지와 관리대장이 왜 필요한지에 대해서 아래 간단한 설명과 함께 양식을 전달드리겠습니다.
차량운행일지 및 관리대장 작성해야 하는 이유
누구나 한 번쯤은 감가상각이라는 단어를 들어보셨을 것입니다. 물품은 시간이 지날수록, 사용을 하면 할수록 원래의 가치가 조금씩 줄어들게 됩니다. 중고라는 이름이 붙는 원리와 마찬가지 입니다.
차량은 사업자용도로 뽑거나 빌리게 되면 물품으로 분류되지만 그 기본적인 금액자체가 매우 높습니다. 최소 몇 백만원에서 많게는 몇 천만원의 비용이 한 대를 운영하기 위해서 처음 소모되고, 이후에도 유지관리비와 유류비, 통행비 등 엄청나게 많은 지출이 일어나게 됩니다.
따라서, 이를 철저하게 관리하지 못하면 생각보다 훨씬 많은 금액이 나중에 비용으로 나가게 되어 이익이 줄어드는 결과를 맞이하므로, 차량 하나도 철저하게 운행일지를 통해서 관리하는 습관을 길러야합니다.
뿐만 아니라, 회사에서는 무슨 일이 언제 어떻게 일어날지 모르기 떄문에, 언제나 상관관계라는 것이 중요하게 작용합니다. 따라서, 문제나 분쟁이 생길 때 이를 해결하기 위해서 외부차량에 대한 관리대장도 작성토록해야 합니다.
법인차량 운행일지_가로형_기본형 양식
위 이미지는 가장 보편적으로 사용되는 법인차량 운행일지 입니다. 차량에 따라서 연비가 다르고, 그에 따른 유류비도 다르게 책정이 됩니다. 뿐만 아니라, 해당 일지를 운영함으로써 어떤 직원이 어디서 언제 무엇을 했는지 여부도 함께 확인할 수 있어 아주 중요하게 사용합니다.
해당 일지의 경우에는 가장 기본 가로형태로 되어 있어 작성이 매우 간편한 단점이 있어 대부분 많은 회사에서 이를 출력해 파일철을 한 뒤, 차량에 직접 둔채로 사용 즉시 작성하는 것을 원칙으로 합니다.
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법인차량 운행일지 세로형 일보 양식
해당 양식은 위 가로형과 큰 차이는 없지만, 금액적인 부분을 아래 따로 빼놓아서 조금 더 관리부서에서 확인하기 쉽도록 되어 있는 세로형 양식입니다.
가로형, 세로형 모두 일지는 차량에서 관리를 하거나, 당일 관리부에서 직접 사용자가 작성하는 것을 원칙으로 세워야 누락없이 이용이 가능하며 일지를 작성하는 동시에, 유류비 또는 교통비에 대한 부분은 영수증을 반드시 지류로 받아서 첨부할 수 있도록 관리하면 전체 금액에 대한 누락 없이 지속적인 유지가 가능합니다.
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외부차량관리대장 양식
외부차량 관리대장은 위에 두 가지 형태로 설명드렸던 법인차량 운행일지와 성격이 다르지만, 중요성은 똑같습니다. 차량운행일지는 내부적인 용도와 회사의 경비를 철저하게 관리하기 위함이었다면, 외부차량관리대장은 회사를 내방한 고객이나 협력사 등과의 관계를 형성할 때 매우 중요하게 사용됩니다.
고객 또는 협력사와의 신뢰와 관계 형성에 있어 그들을 기억해주는 것은 매우 큰 역할을 합니다. 하지만, 너무 많은 분들을 맞이하다보면 기억을 하기 힘든데 이럴 때 외부차량 관리대장은 그날의 시간을 정확하게 알려주어 기억을 상기시켜 주는 역할을 합니다.
뿐만 아니라, 제품이나 부품 등의 납기와 관련해서 공급사나 업체로부터 입출차 시간을 근거로 추가적인 협의를 하거나 문제 등이 발생할 때 이에 대한 근거자료로도 사용되기 떄문에, 꼭 작성 및 관리하시는 것이 좋습니다.
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이번 포스팅에서는 법인차량 운행일지와 함께 외부차량 관리대장을 왜 써야 하는지와, 상황에 따라서 받아서 가공해서 즉시 사용하실 수 있는 양식들을 전달드렸습니다. 차량 일지를 관리하는 것도 중요하지만, 차량을 이용하시는 분들이 무사고로 무탈하게 하루하루를 보내는 것이 그 어떤 것보다 우선적으로 중요한 사항이라 생각합니다. 오늘도 모든 분들 안전운전하시고, 언제나 방어운전을 통해서 행복한 하루를 마무리 하셨으면 좋겠습니다.
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