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[양식] 사회에서 필요한 기본 양식 파일

기안서 뜻 예시 작성 방법 및 주의사항 양식 무료 다운로드까지 한방 정리

by §◎◁※♠ 2024. 5. 12.
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기안서 작성 요령

 

회사에서 직장생활을 하시는 분들이 가장 많이 다른 부서 또는 직원분들과 하시는 말과 서류 중 하나는 바로 기안을 올리는 기안서입니다. 하지만, 기안이라는 것이 정확하게 어떤 건지 모르시는 분들이 많은데, 이번 포스팅에서는 기안서란 무엇이고, 어떻게 작성하는지 예시와 함께 바로 출력해서 사용하실 수 있는 양식까지 한 번에 정리해서 말씀드리도록 하겠습니다.

 

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기안서 뜻 예시 작성 방법 및 주의사항

 

서류에 대해서 감을 가지고 하는 업무도 좋지만, 각각의 서류가 의미하는 것은 무엇인지, 기안은 무엇이고 기안서를 왜 쓰는지를 이해하면 훨씬 더 회사 업무에 도움이 되실 것이라 확신하며 하나하나 설명드리겠습니다.

 

기안서란?

 

기안서는 어떤 사항이나 상황에 대한 문제 해결을 위한 방안을 작성해, 결정권자에게 의사결정을 요청하는 문서를 의미하는 것으로, 기안을 올린다라는 것은 곧 의사를 결정하기 위한 문서를 작성해 결재를 올리는 것이라고 생각하시면 가장 쉬우며, 따라서 아래와 같은 작성 목적을 바탕으로 합니다.

 

기안서 작성목적

  1. 본인의 업무를 진행하거나 진행 전 제안을 먼저 하기 위한 정식 발안
  2. 접수 문서를 처리하기 위한 경우
  3. 상급자의 지시 사항을 처리하기 위한 경우
  4. 법령 또는 각종 규정 등의 근거에 의해 필요한 경우

 

기안서의 종류

  1. 대내문서 : 회사 또는 단체에서 내부 계획 수립 또는 처리 방침을 보고 검토하기 위해 결재를 받는 문서로 내부 상호 협조를 하거나 통지를 하기 위해 작성하는 문서입니다.
  2. 대외문서 : 내부에서 결정된 사항으로 회사 또는 단체 간 발송하고 수발하는 문서로, 일반적으로 공문서, 보고서, 제안서 등이 전부 기안서의 형태 중 하나라고 생각하면 됩니다.
  3. 전자문서 : 온라인으로 전자적인 형태로 작성하거나, 송수신 또는 전결 처리가 가능한 문서입니다.

 

기안서 작성과정

 

결국 기안서는 정식적으로 업무에 대한 제안이나 진행을 하기 위한 서류이기 떄문에, 상대방을 설득할 수 있는 사실적이고 적확한 내용과 이해하기 쉬운 문체로 작성하는 것을 기본 원칙으로 하며, 이런 작성을 위해서는 작성 전, 작성 시, 작성 후 이렇게 총 3단계로 나누어 뼈대를 만드는 것이 좋습니다.

 

작성 전
: 작성 목적 파악 / 관련정보 수집 및 결정 / 기안 목적에 따른 검토 / 초안 작성 및 검토

작성 시
: 논점의 정리 및 구체화 / 주요 내용 세부 구성 / 이해하기 쉽도록 간결화

작성 후
: 쉽게 이해되는 내용인지 확인 / 작성목적에 부합한지 확인 / 오탈자 및 잘못된 부분이 없는지 검수 후 보고

 

 

 

기안서 작성 시 주의 사항

 

위 내용을 통해서 기안서란 무엇이고 작성 방법을 이해했다면, 마지막 작성 시, 4가지 주의사항을 염두에 두고 작성한 내용을 최종 검토하는 과정을 거치는 것이 좋습니다.

 

첫 번째, 정확하게 작성합니다.

  • 육하원칙에 의거해 작성 / 애매하거나, 승인을 위해 거짓 또는 과장된 표현은 하지 않습니다.

두 번째, 이해하기 쉽게 작성합니다.

  • 가급적 문장은 짧게 끊어 명료하게 작성 / 두괄식을 기본원칙으로 해서 결론을 먼저 제시한 뒤 이유나 설명 기재

세 번째, 읽기 쉬워야 합니다.

  • 한자나 어려운 전문용어는 가급적 피하거나 괄호를 두어 해설을 작성 / 처리하기 쉽도록 핵심내용만 요약

네 번째, 경제성을 가져야 합니다.

  • 반복업무는 표준 기안서를 만들어두고, 서식을 통일화하는 과정을 통해서 기안 작성에 소비되는 시간을 줄입니다.

 

기안서 품의서 차이는?

 

많은 분들이, 기안서와 품의서에 대해 어떤 차이가 있는지에 대해서 헷갈려하시는 분들이 많습니다. 완전히 다르다고는 할 수 없지만, 다소 차이가 있기 때문에 아래 차이에 대해서는 한 번 숙지해 두시면 좋습니다.

 

기안서-품의서-정의
기안서 품의서 차이점

 

기안서 기본 양식

 

기안서-서식-캡쳐이미지
기안서 기본 서식

 

 

 

아래 첨부드리는 기안서는 가장 기본적인 양식으로 공통적으로 많은 부서에서 활용할 수 있으며, 해당 문서를 받아서 편하신 대로 맞춰서 수정하시고 본인만의 별도 기안서 양식을 몇 가지 자주 쓰는 것들로 파일화 해두면 업무 시간을 훨씬 효율적으로 사용하실 수 있습니다.

 

기안서 기본 양식 무료 다운로드

기안서_기본양식예시.docx
0.03MB
기안서_기본양식예시.hwp
0.03MB
기안서_기본양식예시.xlsx
0.01MB

 

 

이번 포스팅에서는 기안과 관련해서 최대한 많은 부분을 알려드리며 마지막으로 엑셀, 한글, 워드 파일로 구분해서 사용하시는 프로그램에 맞게 다운로드하여서 편하게 사용하실 수 있도록 기안서 양식을 전달드렸습니다. 서류를 작성하는 것도 중요하지만, 늘 작성한 서류를 일자와 성격에 맞게 구분해 두는 버릇을 익히면, 어느새 여러분의 업무 능력도 향상되어 있을 것이라고 확신하니, 정리하는 습관을 조금씩 들이시기는 것을 추천드립니다.

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