인보이스 뜻 번호 작성 방법 및 PO PI CIPL 발행 방법 및 양식 무료 다운로드

인보이스 작성법

 

개인 사업은 물론 회사에서 업무를 할 때, 해외 영업을 통해 거래처가 생기면, 거래처와 수출입에 대한 서류를 주고받는데 그때 사용하는 대표적인 서류가 바로 인보이스입니다. 해외와의 거래가 처음이시거나, 아직 무역 실무에 대해 잘 모르시는 분들을 위해, 매우 쉽게 인보이스란 무엇인지와 작성법은 물론 전체적인 프로세스와 양식을 이번 포스팅에서 한 번에 정리해 드리겠습니다.

 

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인보이스 뜻 작성법 및 PO PI CI PL 각 서류 기본 프로세스

 

인보이스 양식을 다운로드하시기 전에, 기본적으로 내가 아래 부분은 전부 잘 이해하고 있는지에 대해서 미리 인지해 두신다면, 실수 없이 업무를 진행할 수 있을 뿐 아니라, 추후에 세금계산서와 신고를 할 경우에도 문제없이 진행이 가능하기 때문에 한 번은 꼭 숙지하셨으면 좋겠습니다.

 

인보이스 뜻

인보이스 약식 서식

 

대표적으로 해외와의 거래 시 사용하는 인보이스는 Commercial Invoice의 약자인 CI로 많이 불리며, 상업송장이라고도 합니다. 기본적으로, 우리의 거래처와 어떤 제품 또는 서비스에 대한 수출입 계약을 맺은 후 주문 건에 대한 내역을 공식적으로 작성한 문서를 인보이스라고 생각하시면 됩니다.

 

PO, PI, CI, PL 뜻

 

인보이스를 작성하기 전에, 함께 사용되는 대표적인 용어들에 대해 먼저 알아보도록 하겠습니다.

 

• PO(Purchase Order) : 발주서, 해외 거래처에서 상품 또는 서비스에 대한 주문을 하는 주문서
• PI(Profoma Invoice) : 사전 인보이스, 해외 거래처 발주서에 맞춰 해당 내용이 맞는지 검토하는 1차 인보이스
• CI(Commercial Invoice) : PI의 내용을 해외 거래처가 승인 시, 정식으로 작성하는 상업용 인보이스
• PL(Packing List) : 패킹리스트, 어떤 상품 또는 서비스가 어느 수량과 무게로 어떻게 적재되는지 작성된 서류

 

인보이스 작성 및 진행 프로세스

 

인보이스를 작성하는 방법에 대해서 알아보기 전에, 전체적으로 왜 인보이스를 작성해야 하고 이런 인보이스를 작성하는 절차와 순서는 어떻게 되는지 전체적인 과정의 이해를 먼저 하시는 것이 중요하기 때문에, 위 용어에 대해서 한 번 읽어보시기 바라며, 아래 프로세스에 따라서 기본적으로 인보이스가 발행된다고 보시면 됩니다.

 

1. 해외 거래처로부터 발주서를 받아, 주문을 받습니다.
2. 발주서 PO에 나와 있는 상품과 수량, 금액을 꼼꼼하게 체크 후 이를 기반으로
     PI 작성해서 회사의 직인 또는 명판을 날인 후 해외 거래처로 보내 확인을 받습니다.
3. 해외 거래처는 자신들이 발송한 PO와 PI를 대조해 본 뒤, 이상 여부를 확인합니다.
4. 아무런 이상이 없으면, 해외거래처는 그들 회사의 직인 또는 명판을 날인해서 발송합니다.
5. 거래조건에 따라 송금이 진행되고, 이를 토대로 제품을 생산 및 준비해서 발송 준비를 합니다.
6. 선적 수단과 일자가 확정되면, CI와 PL을 발생해서 해외거래처에 전달합니다.
7. 해외 거래처는 서류를 검토 후 이상이 없을 경우 최종 확정 회신을 하게 됩니다.
8. 해당 서류를 토대로 항공 또는 배를 통해 수출 신고를 하게 되고, 제품이 발송됩니다.

 

 

 

위의 프로세스는 해외거래처로부터 주문을 받은 후 제품이 출고되기 가지의 전체를 말씀드리는 것이기 때문에 해당 부분만 숙지하셔도, 어느 정도 기본적으로 전체적인 틀을 이해하실 수 있습니다.

 

인보이스 작성법

인보이스 작성 방법

 

인보이스의 작성 방법은 간단합니다. 위 번호에 따라서 하나하나 천천히 아래 내림차순으로 간략하게 설명해 드리도록 하겠습니다.

 

1. Shipper : 수출자, 물품을 보내는 우리의 회사명, 주소, 연락처, 담당자 이름, 이메일 주소를 기재합니다.
2. For Account : 수입자, 물품을 받는 해외 거래처명, 주소, 연락처, 담당자 이름, 이메일 주소를 기재합니다.
3. Notify Party : 대부분 동일하기 때문에, same as above라고 적습니다.
4. Port of Loading : 상품 또는 서비스를 보내는 곳으로, 인천 또는 부산을 가장 많이 기재합니다.
5. Final Destinaton : 최종 도착지로, 해외 거래처 국가의 항구 또는 공항 위치를 적습니다.
6. No of Date of invoice : 인보이스 발행일자를 기재합니다.
7. No & Date of L/C : 신용장이라고 하는데 LC는 직접 송금이 아니라, 여신이라고 해서 제품 도착 후 또는 제품이 발송된 뒤 일정 기간의 여유를 두고 이후 지급을 받는 방식으로, 누구나 알만한 큰 거래처 또는 오래 거래한 믿을 수 있는 거래처와의 거래에서만 사용하는 것을 원칙으로 합니다.
8. L/C issuing bank : 만약 신용장이 발행되는 거래를 할 경우에는 이 발행 주체 은행을 기재합니다.
9. Remark :  기타 특이사항을 기재하는데, 기본적으로 발주서 번호, 인코텀즈 등을 기재합니다.

 

인보이스 작성법

 

1. Carrier : 배송방식과 방법
2. Sailing on or about : 배편 또는 항공기명을 적습니다.
3. PO 발주서를 발행 시, 해외거래처는 본인들의 관리를 편하게 하기 위해 번호를 매기는데 이 발주번호를 기재합니다.
4. Signed by : 최종적으로 모든 내용을 작성한 후 회사 명과, 담당자 명 기재 후 직인 명판을 날인합니다.

 

인보이스 양식

 

패킹리스트 양식

 

 

마지막으로, 다양한 상황에서 편하게 적용해서 사용할 수 있는 인보이스 양식을 전달해 드리며, 마지막으로 제가 업무를 진행할 때 사용하던 인보이스와 패킹리스트 통합 파일을 함께 전달드리고자 합니다.

 

패킹리스트는 인보이스의 제품이 어떻게 선적되는지 중량과 포장 방식 등을 알려주는 것으로, 이를 통해서 우리가 어떻게 보내는지 해외 거래처가 사전에 미리 확인해서, 비싼 국제 운송 비용을 절감할 수 있는 최선의 방법을 찾을 수 있고, 해외 거래처에서 우리가 수출한 제품을 수입할 때 세관 심사에도 매우 중요한 역할을 하기 때문에 인보이스와 패킹리스트는 한 세트라고 생각하시고 함께 작성해서 보내주시는 것을 기본으로 하셨으면 합니다.

 

인보이스 패킹리스트 양식 무료 다운로드

CIPL.xlsx

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영문송장_할인.docx

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영문송장_할인.hwp

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영문인보이스_기본.docx

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영문인보이스_기본.hwp

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영문인보이스_기본.xlsx

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이번 포스팅에서는 인보이스란 무엇인지에 대한 것은 물론, 인보이스가 필요한 이유와 이를 올바르게 작성하기 위해 전체적인 프로세스와 작성방법까지 함께 전달드렸습니다. 모든 서류는 전부다 원본과 사본으로 컴퓨터 파일과 동시에 출력해서 건 별로 관리를 하셔야 하며, 모든 서류들과 해외거래처에서 받은 송금내역이 있어야 추후 매출에 대한 세금 신고가 가능하다는 점을 명심하시고, 조금이나마 제가 도움이 되었으면 합니다.